Stratégiai útmutató
A Covid-19 okozta lezárások lassan megszűnnek az egész világon, és velük együtt feloldják a korlátozásokat arra, hogy hova mehetnek és gyűlhetnek az emberek. E fontos helyek egyike a munkahely. A vállalkozásoknak meg kell birkózniuk azzal a nehéz döntéssel, hogy mikor hozzák vissza a dolgozókat az irodába, és hogyan kezeljék ezt az átmenetet. Végül is a járvány távmunkája azt mutatta, hogy a munkavállalók döntő többsége ugyanolyan eredményes otthon, mint az irodában. Egy kutatási felmérésben megállapították, hogy a munkavállalók csupán 12% -a szeretne visszatérni teljes munkaidős irodai munkába, 72% pedig hibrid táv-iroda modellt szeretne előre lépni. A hibrid munkahely várhatóan az új norma lesz, a távmunkát a videokonferencia-technológiai segítik annak támogatásában.
Amikor eljön az ideje, hogy az irodák megtervezzék a világjárvány utáni irodai stratégiájukat, az informatikai szakemberekhez fordulnak, hogy segítsenek nekik a folyamat végig vezetésében. Új technológiákra van szükség az új hibrid irodai formátumok segítéséhez, és az informatikai szakemberek feladata lesz meghatározni, hogy mi a legjobb. Ez a dokumentum stratégiai útmutatóként szolgál a telepítőknek, a viszonteladóknak és az informatikai szakembereknek abban, hogy az üzleti igényeiknek megfelelő hálózati és kommunikációs struktúrát hozzanak létre a hibrid munkahely számára annak érdekében, hogy az üzlet és a munkavállalók termelékenyek maradjanak.
1. lépés: Elemezze, hogy az üzleti folyamata mekkora része marad távoli
Minden vállalkozás más, és az is lesz más, ahogyan az irodába való visszatérést meg akarják közelíteni. Mielőtt döntene az alkalmazandó technológia típusáról, fontos megérteni, hogy a vállalkozások pontosan hogyan kezelik az irodai átállást. Néhány ügyfelének már biztos elképzelése van arról, hogyan kell ezt megtenni, másoknak nem. Az alábbiakban javaslatot teszünk egy vállalkozás távoli munkájának megértésére, hogy segítsen egy jobb megoldás létrehozásában.
Távoli munkaidő lebontása osztályonként
A vállalkozás távmunka-igényeinek egyik legjobb módja végig menni a szervezeti egységeken. Egy adott részleg funkciói egy irodai telepítésen belül általában meghatározzák, hogy mekkora helyszíni vagy video-együttműködésre van szükség az adott részleg munkatársai között, és ennek eredményeként azt is meghatározza, hogy milyen gyakran maradnak távmunkában. Ez pedig meghatározhatja azt is, hogy mennyire lesznek szükségesek a video-együttműködési eszközök ezeknél a csapatoknál. Például egy számviteli osztálynak valószínűleg nagyon kevés részlegi együttműködésre lesz szüksége, ennek eredményeként a munkájuk 20% -át a helyszínen tölthetik el. Másrészt egy marketingcsapatnak valószínűleg nagyobb szintű együttműködésre lesz szüksége, ami több helyszíni időt vagy videokonferencia-szoftvert / hardvert jelent, amely segít áthidalni ezt a szakadékot és elősegíteni a termelékenységet.
Ismerje meg, hogyan működik az üzleti folyamat az ügyfeleinél
Az Ön által létrehozott telepítést nem csak az befolyásolja, hogy a vállalkozás munkatársai hogyan működnek együtt, hanem az is, hogy az üzleti folyamatai hogyan vannak felépítve. Mivel a távoli technológia az együttműködés új normává vált, az ügyfelekkel való együttműködés elkezdett áttérni a virtuális térre. A videokonferencia-technológia ebből a szempontból kulcsfontosságú eszköz. A Lifesize2 kutatása szerint a felmérés válaszadóinak 90% -a érezte úgy, hogy a videokonferencia megkönnyíti számukra az üzleti folyamatot. További 89% szerint a videokonferencia csökkenti a projektek és feladatok elvégzéséhez szükséges időt. Ha egy vállalkozás egyszerű e-mailen kívül igényli további interakciókat az ügyfelekkel, a munkavállalók számára a videokonferencia-térben való munkavégzés lehetősége elősegíti a termelékenység növelését és a projektek gyorsabb lezárását. Ezek a felhő konferencia megoldások, szobabázisú videokonferencia és személyes együttműködési eszközök formájában valósulhat meg.
2. lépés: Használja ki a technológiát a cég osztályai igényeinek kielégítésére
A pandémiát megelőzően a technológia azért volt ott, hogy segítsen olyan produktív távmunkát és virtuális együttműködési környezeteket létrehozni, amelyek elősegítik a munkavállalók kiváló teljesítményét. A távmunka tendenciáját csak a világjárvány katapultálta meg, mivel a vállalkozások megtanulták a távmunkával járó sokféle előnyét. A Global Workplace Analytics3 tanulmánya szerint “az amerikai munkaerő 56% -a olyan munkát végez, amely (legalábbis részben) kompatibilis a távmunkával.” Ezenkívül az UC Today4 arról számolt be, hogy a távmunkaerő 140% -kal nőtt 2005 és 2019 között, ez a szám csak 2020-ban nőtt. Amint a por leülepszik, várhatóan látni fogjuk, hogy a vállalkozások állandóan alkalmazni fogják a távmunkát a hibrid munkahelyi gyakorlatok támogatása érdekében.
Szoftver- és hardvertechnológia szervezése
A hibrid helyszíni és távoli megoldás esetében több kategória létezik, amelyekhez a termékeket be kell építeni. Az alábbiakban bemutatunk egy rövid vázlatot, amelyet fel tudják használni és meghatározni azokat a hardvereket és szoftvereket, mind a helyszíni, mind pedig távoli használathoz. Menjen végig ezen az eszközlistán az ügyfelével, majd kezdje el a rendszer felépítését osztályonként.
1. Asztali IP-végpontok
Az asztali telefonok és a videotelefonok mindig is fontos szerepet játszottak a munkahelyeken. Hasonlóképpen, asztali eszközökre is szükség lehet azoknál a felhasználóknál, akik gyakran távolról dolgoznak, és otthoni vagy irodán kívül hozzáférést igényelnek. A fejlett megoldások, például a Grandstream IP-telefonjai, ugyanazon kiterjesztéseket és funkciókat támogatják több eszközön, hogy zökkenőmentesen menjen a munka, legyen az akár az irodában vagy otthon.
2. Helyiség típusú videokonferencia
A videokonferencia és az együttműködés már nagyobb tölt be a cégek munkatársai és az ügyfelek közötti projektkoordinációban. Egy olyan világban, ahol mind az ügyfelek, mind a munkatársak földrajzi elhelyezkedése gyakran elkülönülhet, helyiségalapú eszközre lesz szükség az irodában tartózkodók és a távolról dolgozók összekapcsolására.
3. Felhőalapú videokonferencia
A videokonferencia-megoldások az elmúlt években komoly előre lépéseket tettek. A felhőkonferencia-platformok eredetileg csak a beszélgetés közbeni egyszerű találkozáshoz nyújtottak helyet, és virtuális tárgyalóteret kínáltak, amelybe bárki összefoghatott. Ma már ezen felül gyakran biztosítanak termelékenységnövelő eszközöket, például interaktív dokumentum- / prezentációmegosztást, K&F funkciókat (kérdezz-felelek), virtuális táblákat, képernyőmegosztást, videomegosztást és értekezletek rögzítését. Mindezek a funkciók már olyanok lettek, hogy az eredmény ugyanolyan hatékony legyen, mint a személyes megbeszélésnél.
4. Személyes együttműködési eszközök
Végül az olyan eszközök, mint a webkamerák és a fejhallgatók, segíthetik a munkavállalókat a szakszerűbb bemutatkozásban és a produktivitás megőrzésében. Sok ilyen eszköz kell, hogy legyen az irodába, és ezeket párosítani kell különféle hardverekkel, például laptopokkal, IP-telefonokkal és akár okostelefonokkal is.
3. lépés: Véglegesítse a telepítés részleteit
Telepítőként, viszonteladóként vagy informatikai szakemberként a következő lépések meglehetősen hasonlóak ahhoz, amit egy teljesen helyszíni telepítés során tapasztalhatott. Kezdje el összegyűjteni a kívánt igényeket, a szükséges SIP-fiókok / vonalak és bővítmények részleteit, megtervezni a háttér-hálózati infrastruktúrát, és elosztani mind a hardveres, mind a szoftveres eszközöket a dolgozók számára. A Grandstream a kommunikációs és videokonferencia-megoldások teljes portfólióját kínálja, amelyek lehetővé teszik az integrált hibrid megoldás egyszerű létrehozását, egy márka alatt.
