Hogyan lehetnek produktívak az online megbeszélések

A távolról végzett közös munka és az online megbeszélések szervezése a legtöbb iparágban a Covid-19 világjárvány eredményeként váltak általános együttműködési módszerré. Szerencsére az online megbeszélések technológiája könnyedén segít összehozni a csapatokat és a csapattagokat, hogy egymással úgy tudjanak együttműködni, mintha mindenki személyesen lenne jelen. Az új munka színvonalához való alkalmazkodás azonban néhány csapat számára kihívásnak bizonyult, így fontos olyan stratégiákat gyakorolni, amelyek mindenkit a pályán tartanak. Ebben a blogbejegyzésben bemutatjuk azokat a bevált gyakorlatokat és platformfunkciókat, amelyek hatékonnyá teszik az online találkozók megszervezését és kivitelezését.

Aktív kapcsolat a találkozó résztvevőivel

Az online találkozók tele vannak potenciálisan zavaró tényezőkkel, amelyek elvonhatják a résztvevők figyelmét. A csapat tagjai rákereshetnek kedvenc sportcsapatukra, böngészhetnek a közösségi média felületeken, vagy pár kattintással megtekinthetnek egy videót. A megbeszélés során ilyen zavaró események fordulhatnak elő a résztvevők között, és ezek rövid időn belül nagy mértékű figyelemelvonó tényezővé válhatnak az ülés produktivitása szempontjából. Az alábbi lépések segíthetnek a csapattagoknak aktívan részt venni és újra a tárgyalásra összpontosítani.

Készítsen napirendet és hivatkozzon rá

A napirend elősegíti az ülés megszervezését még annak megkezdése előtt, és lehetővé teszi a csapat tagjai számára, hogy előzetesen felkészülhessenek. Az ülés folyamán a programra való hivatkozás segítségül szolgál, hogy a fegyelmezetlen csoporttagok az adott célra összpontosítsanak, bevonva őket a vitába vagy az előadásba. Az ülés előrehaladtával létrehozhat napirendi pontokat, megoszthatja, átnézheti és szerkesztheti őket a legfontosabb fejlesztések naprakészen tartása mellett, és elérhetővé teheti azokat minden résztvevő számára.

Tegyen fel további kérdéseket

Még személyesen is könnyen előfordulhat, hogy egy kolléga elveszíti a fókuszt és hagyja, hogy a figyelme elkalandozzon, ha nem aktív résztvevője a megbeszélésnek. Ez még igazabb, ha Ön online üléseket tart. A kérdések feltevése fontos stratégia annak érdekében, hogy a csapat összpontosítani tudjon és a tagok együttműködjenek, ennek köszönhetően pedig a találkozót a kívánt cél felé mozdíthassa. A találkozó platformjának olyan funkciói, mint például a Q&A, a kézfeltétel és a csevegés, szintén jól kihasználhatók annak érdekében, hogy segítsék ezt a folyamatot.

Biztosítson több mikro szünetet

Fontos megérteni, hogy egy online találkozón a versengés egy csapattag figyelméért sok zavaró tényezőt okoz, de ez teljesen rendben van. A személyes találkozóktól eltérően a résztvevők állandóan a képernyőre koncentrálnak, és a szokásosnál nagyobb erőfeszítéseket tesznek, hogy összpontosítani tudjanak és képesek legyenek hatékonyan együtt dolgozni. Ez a két tényező együttesen teremt egy természetes módon fárasztó környezetet. 2-5 perces szünetek biztosítása az ülés során jó megoldást jelent, amely lehetővé teszi csapata számára, hogy nyújtózkodjanak, pihentessék a szemüket, elfogyasszanak egy kávét, és hátra dőlve felfrissülhessenek, készen állva a folytatásra.

Ismerje meg platform-eszközeit

Az online találkozók platformjain rengeteg eszköz található, amelyek segítenek a személyes tapasztalatok lekövetésében, és bizonyos esetekben ezek a funkciók olyan feladatokat kezelnek, amelyeket nem lehet végrehajtani az online téren kívül. Az online megbeszélések eredményességének fenntartása érdekében fontos szem előtt tartani, hogy a csapat minden tagja megismerje ezeket a funkciókat. A szervezetnek ki kell választania egy olyan funkciókkal rendelkező online találkozói platformot, amely funkciók szükségesek ahhoz, hogy a csapat összejöjjön és együttműködjön oly módon, hogy az megfeleljen az adott tárgyalás dinamikájának.

Szánjon időt annak megértésére, hogy csapata hogyan ül össze a megbeszélésekre és a közös munkára. A Kérdés és Válasz (Q&A), a kézfeltartás és az aktív felszólalók fókusza, mind olyan funkciók, amelyek segítik az előadót az információk hatékonyabb átadásában, biztosítva a hallgatók számára, hogy eközben ne zavarják egymást. A képernyő és a dokumentumok megosztása, a táblák szerkesztése, valamint a csoportos és a privát csevegés lehetővé teszi a felhasználónak, hogy több alkalommal szólalhassanak fel, ennek köszönhetően pedig együtt végzett gyakorlati együttműködésük hatékonyabb legyen. Az online találkozó platformnak képesnek kell lennie arra, hogy támogassa ezeket a funkciókat, így könnyen megérthető és használható módon prezentálja is azokat.

Ha az ön munkahelye is igényeli az online találkozókat de nincs hozzá megfelelő kommunikációs eszköz, tekintse meg ajánlott termékünket a GRANDSTREAM Headset EXCELLENT – 8009B fejhallgatót és talán segíthetünk is.

Találkozók anyagainak létrehozása, megosztása és szerkesztése

A dokumentumok, prezentációk és más képek készítésének és megosztásának lehetősége az online megbeszélések különösen nagy előnye és kulcsa a termelékenység előmozdítása érdekében. A résztvevők beszélgethetnek és megoszthatják egymással ötleteiket, miközben közös online dokumentumban dolgoznak. A faliújság funkció lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy vizuális képernyőket készítsenek menet közben, segítve ezzel a vitát és a tervezést. Ezenkívül a vizuális segédeszközök egyetlen gombnyomással megoszthatók és megjeleníthetők a felhasználók képernyőjén, miközben az előadó a kulcspontokra irányíthatja a figyelmet. A képernyőmegosztás segítheti a csapat tagjait a beszélgetési pontok kontextusának biztosításában, a fájlmegosztás pedig lehetővé teszi a hivatkozott anyagok aktív megtekintését az ülés során és azt követően.

Mivel az online együttműködés új normává válik a munkamódszerünkben, fontos megtenni a szükséges lépéseket az online találkozók eredményessége érdekében. Az ülés résztvevőinek aktív bevonása, a platform eszközeinek megértése, valamint a megosztható anyagok és látványtervek kihasználása kulcsfontosságú módszert jelentenek ennek megvalósításában. Mielőtt bármit tenne, először ki kell választania csapatának a legmegfelelőbb módszert az online találkozóhoz. A Grandstream csaknem 20 éves tapasztalattal rendelkezik a vállalkozások sikerét elősegítő megoldások kidolgozásában. Erre alapozva kifejlesztette az IPVideoTalk intuitív online találkozóhelyet, ami olyan funkciókkal rendelkezik, amelyek a csapat termelékenységére és együttműködésére összpontosítanak. Nincs szoftver vagy extra plugins, csak a hatékony együttműködés.